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Les 10 tips pour réussir son événement hybride

Jonathan Astruc

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Réussir un événement hybride n’est pas une chose facile : il faut en réalité gérer deux événements en simultané (en présentiel et en distanciel) et faire se coordonner les différents éléments dans une harmonie parfaite. 

Voici dix conseils opérationnels et applicables dès demain pour réussir vos événements hybrides :

1 : Définir vos objectifs et les prioriser

Établissez une liste de KPIs qui serviront à savoir si votre événement hybride sera un succès ou un échec : mesurer le nombre de participants, d’inscrits, le nombre de no-show, le taux de conversion en leads que vous espérez… Tout est envisageable.

Une fois ces KPIs définis, il est temps de rechercher une solution logicielle. Établissez la liste des fonctionnalités indispensables et celles qui seraient agréables à avoir. Si vous organisez un forum de rencontres professionnelles, votre objectif sera de faire se rencontrer vos invités, vous aurez ainsi besoin d’une fonction de matchmaking (ou gestion de rendez-vous) pour votre audience en distanciel, mais également d’un espace physique dédié sur votre événement pour les rendez-vous en présentiel.

Armé.e de cet ensemble de buts à atteindre durant votre événement hybride, définissez un cahier des charges fonctionnel que vous pourrez communiquer à vos prestataires et qui clarifiera votre besoin. 

2 : Pensez au timing de vos audiences 

La notion du temps diffère selon vos audiences lors d’un événement hybride. Une conférence d’une heure et demie en présentiel est bien plus captivante que devant son écran ! Il faudra donc jongler entre ces différents timings pour proposer une expérience agréable, notamment au public virtuel.

Ainsi, ne laissez pas de “dead air time”, ou temps inutilisé. Par exemple, lors d’une pause-café de votre public en présentiel, prévoyez une activité alternative ou une session de questions/réponses privilégiée pour le public en distanciel. Prévoyez des activités spécifiques à chaque public, pour qu’aucun ne se sente lésé par rapport à l’autre dans l’attention qu’il reçoit.

3 : Prenez soin de chaque audience

Organisez un lieu de rencontre informel après l’événement pour les participants en présentiel, et une session de networking pour les participants en distanciel. Partagez également un trombinoscope en ligne des participants, afin que tout le monde puisse se retrouver ultérieurement si besoin.

4 : Veillez à respecter les codes de l’événementiel hybride

Créer des programmes courts, qui suivent les codes télévisuels : les programmes TV durent entre 20 minutes et 1h30 pour les plus longs. La moyenne est de 45 minutes. C’est également le type de durée que vous devez viser pour aborder un sujet, qui peut être une “capsule” d’un programme plus long. Comme à la télévision, l’essentiel est d’éviter de faire durer les programmes en longueur.

5 : Mettre l’interactivité au coeur de votre événement

Faites de votre événement hybride une activité qui engage les audiences; en ligne ou en présentiel. Pour synchroniser tous les participants sur une même plateforme, n’hésitez pas à créer un “kahoot”, ou tout autre activité leur demandant une réflexion ou une action, environ toutes les 20 à 30 minutes. La durée d’attention d’un humain derrière un écran est d’environ 3 minutes, mais s’il réalise une action de façon active, on peut bien sûr multiplier cette durée d’attention. Dans tous les cas, les participants sont davantage susceptibles de suivre ce que vous leur dites après avoir participé au débat. 

6 : Préparez-vous le plus tôt possible

Préparer l’événement bien en avance vous permet aussi de grandement réduire les risques. Nous recommandons d’être prêts et opérationnels une heure avant l’heure de début de l’événement. Lors de vos événements hybrides, cela permet de détendre les orateurs, la régie, et l’ensemble du studio d’enregistrement.

De plus, des difficultés techniques liées au matériel ou au navigateur web utilisés peuvent aussi empêcher vos participants de suivre convenablement votre événement à distance. N’hésitez pas à faire appel à une astreinte technique par téléphone ou via un tchat, pour que vos invités ne soient pas laissés pour compte.

7 : Créer des passerelles entre les audiences

Votre événement hybride doit être flexible, et facilement adaptable selon les situations et les urgences : si l’un de vos participants qui devait venir sur place se retrouve à ne plus pouvoir venir, quelles options lui proposerez-vous pour assister à l’événement en distanciel ? Ce parcours de transition sera-t-il simple ? Idéalement, il vous faudra trouver un outil de gestion d’événement qui puisse gérer sans accrocs ce type de déconvenues. 

8 : Pensez long-terme, et anticipez la diffusion de contenu

Votre site web ne sert pas qu’à présenter votre événement et à gérer des inscriptions : vous pouvez l’utiliser pour diffuser des contenus en post-event, et c’est particulièrement efficace lors d’événements hybrides : interviews d’intervenants en présentiel retransmises pour le public à distance, téléchargement des temps forts de vos conférences, etc. Utilisez les contenus visionnés pour qualifier vos participants et les convertir en leads. Les idées sont nombreuses et les possibilités sont illimitées. 

Ces micro-contenus, souvent appelés “snack content” sont une ressource importante pour votre département marketing et pour vos commerciaux : ils permettent de communiquer efficacement sur la valeur ajoutée de votre événement, de générer des leads et d’asseoir votre crédibilité tout en vous donnant des opportunités de communication.

9 : Faites-vous accompagner sur certaines compétences clés

Le format hybride nécessite une addition parfaitement synchronisée de trois compétences clés : la technique (captation vidéo, diffusion de flux en live sur différentes plateformes de streaming…), l’organisation (chef.fes de projets événementiels, gestion de prestataires sur site, animations) mais également la communication digitale (chef.fe de projet digitale, responsable marketing / communication…).

Il est difficile d’être spécialisé sur l’ensemble de ses 3 compétences, nous vous conseillons donc de vous faire accompagner par des prestataires externes, voire des agences événementielles qui ont des consultants experts sur ces 3 branches.

10 : Découper l’événement en plusieurs sessions

Votre public en distanciel ne regardera probablement pas tout votre événement d’une traite (car ils sont au travail ou chez eux, distraits par autre chose) et ce n’est pas si grave ! 

Nous conseillons de découper l’événement en plusieurs sessions ou sous-parties, clairement identifiables, sur lesquelles l’invité peut s’inscrire de façon dissociée. Cette approche lui permet d’ajouter à son agenda des créneaux courts sur des sujets précis et donc de lui permettre de bloquer du temps afin de se consacrer à 100% sur votre conférence ou atelier.

Afin de faciliter la découverte et la réservation des sessions, triez-les par thématiques en ajoutant des “Tags” ou par type d’intervenants. Plus les critères de recherche sont dynamiques, plus l’invité pourra bloquer des créneaux facilement.

Nous espérons que ces astuces vous aideront à organiser des événements hybrides agréables, vecteurs d’émotions, et que vous saurez exploiter toute la force de ce double format. 

 

Jonathan Astruc,

Cofondateur de Digitevent